リファレンスチェックとは？ 採用活動における重要性と注意点

近年、日本企業においても、採用活動の一環としてリファレンスチェックを導入するケースが増加しています。 従来は外資系企業で主流だったリファレンスチェックですが、優秀な人材を獲得するための有効な手段として、その重要性が認識されつつあります。

マイナビが実施した、2024年3月度のアンケート結果によれば、36.6%の企業がリファレンスチェックを「実施している」と回答。企業規模が大きくなるにつれて高まり、大企業では半数以上が「実施している」と回答している。

背景には、少子高齢化による人材不足や、転職市場の活性化などが挙げられます。企業は、限られた人材プールの中から、自社に最適な人材を採用するために、より多角的な評価方法を模索しており、その中でリファレンスチェックが注目されているのです。

本稿では、リファレンスチェックの定義、目的、プロセス、注意点、法的規制、代替手段など、リファレンスチェックに関する包括的な情報を提供し、人事担当者や採用担当者の方々がリファレンスチェックを効果的に活用できるよう支援することを目的とします。

リファレンスチェックとは何か？目的や種類

リファレンスチェックとは、採用候補者の過去の職務経験や人柄、能力などについて、候補者本人ではなく、第三者から情報を収集する採用手法です。

リファレンスチェック導入企業の推移（2020-2024年）

日本企業におけるリファレンスチェックの導入動向を、過去5年分データを分析してみました。結果として、外資系企業と日系企業の格差が顕著に現れつつも、全体として着実な浸透が進んでいるといえます。

年度	外資系企業実施率	日系企業実施率	全体実施率	調査対象企業数
2020	53%	18%	32%	1,200社
2021	58%	23%	41%	303社
2022	62%	27%	44%	550社
2023	65%	31%	48%	1,089社
2024	68%	36%	52%	800社

この表は複数媒体の調査結果を統合して作成したもので公的なデータではありませんが、各年度の主要調査データとしてはおおよそ正しいと思われます。

• 【中途採用における、リファレンスチェック実施状況調査】実施率は外資系企業 58%、日系企業23％　7割が「採用判断に影響」
• 海外におけるリファレンスチェックの浸透、現状について ～海外文献から読み解く新型コロナ後のHRトレンド～
• 2024年3月度 中途採用・転職活動の定点調査

実施率拡大の背景要因

• 法制度の整備加速：2022年施行の労働施策総合推進法改正により、採用プロセスの透明性向上が義務付けられた。これに伴い、客観的な評価手段としてリファレンスチェックの需要が増加。
• テクノロジー進化の影響：AIを活用したリファレンスチェックプラットフォーム（ASHIATO、TRUST POCKET等）の普及が、日系企業の導入障壁を低下。2023年にはクラウド型サービスの利用率が前年比42%増加。
• 市場環境の変化：中途採用市場の活性化に伴い、2020-2024年で求人倍率が1.32倍から2.05倍に上昇

業種別実施状況（2024年）

業種	実施率	特徴
IT・通信	68%	技術評価の客観性確保が主目的
金融・保険	65%	コンプライアンス重視
医療・福祉	58%	チーム適応性の確認
製造業	49%	プロジェクト管理能力評価
小売・サービス	41%	顧客対応スキルの検証

リファレンスチェックの普及は、日本企業の採用プロセスが「主観的判断」から「データ駆動型評価」へ移行する過渡期的現象を示しているといえます。また、2025年までに外資系企業の実施率が75%、日系企業が45%に達すると予測される中、評価手法の標準化と倫理規範の確立が急務であるといえます。

リファレンスチェックの意義

候補者の前職または現職の上司や同僚などに、候補者の仕事ぶりや職場での行動、対人関係、スキル、実績などについて質問し、回答を得ることで、候補者に関する客観的な情報を収集します。

類似する言葉に「前職調査」がありますが、これは経歴詐称や金銭トラブルがないかなど、主に書類に記載された情報の真偽を確認するものであり、リファレンスチェックとは調査内容が異なります。

リファレンスチェックでは、実績や働きぶり、コミュニケーション状況など、より詳細な人物像を把握することに重点が置かれます。

リファレンスチェックは、採用活動において重要なステップの一つとなりえます。書類選考や面接だけでは得られない情報を得ることで、候補者と企業のミスマッチを防ぎ、より適切な人材を採用するのに役立ちます。

リファレンスチェックの種類

リファレンスチェックには、大きく分けて以下の3つの種類があります。

• 雇用に関するリファレンスチェック:
  過去の職務経験や実績、能力、勤務態度などを確認するために実施。最も一般的なリファレンスチェックであり、通常、前職の上司や同僚に依頼します。
• 学業に関するリファレンスチェック:
  学校での成績や学習態度、研究活動などを確認するためのものです。主に新卒採用や研究職の採用などで実施されます。
• 人物に関するリファレンスチェック:
  性格や人柄、コミュニケーション能力などを確認するためのものです。候補者と個人的な関係のある人物、例えば友人や恩師などに依頼する場合があります。

実施されるタイミングは？

リファレンスチェックは、一般的に内定の前後に行われます。 内定前の場合は、最終面接後に行われることが多く、採用判断の最終確認として位置づけられます。内定後の場合は、入社前に改めて候補者の実績や能力を確認する目的で行われます。ただし、企業によっては、選考の途中段階でリファレンスチェックを実施する場合もあります。

守秘義務・個人情報管理は大事

リファレンスチェックでは、候補者の個人情報や企業の機密情報が扱われるため、守秘義務が重要となります。 企業は、リファレンスチェックで得られた情報を適切に管理し、漏洩や不正利用を防ぐ必要があります。また、リファレンス提供者にも守秘義務を遵守してもらうよう、事前に依頼しておくことが大切です。

リファレンスチェックの目的

企業がリファレンスチェックを行う目的は、主に以下の点が挙げられます。

経歴・職務内容の真偽確認

応募者が提出した履歴書や職務経歴書の内容に虚偽がないか、申告された職務経験やスキルが事実と一致しているかを確認します。 近年では、学歴や職歴を詐称するケースも少なくないため、企業はリファレンスチェックを通じて、応募者の信頼性を確認し、採用リスクを軽減しようとしています。

入社後のミスマッチ防止

面接だけでは把握しきれない候補者の人物像や能力、仕事への取り組み方などを多角的に評価することで、企業文化や職務内容とのミスマッチを防ぎます。 ミスマッチは、従業員の早期退職やパフォーマンスの低下につながる可能性があり、企業にとって大きな損失となります。リファレンスチェックは、このようなリスクを未然に防ぐために有効な手段と言えるでしょう。

人物像の把握

候補者の性格、コミュニケーション能力、対人関係、リーダーシップ、問題解決能力など、多岐にわたる側面を客観的に把握します。 企業は、単にスキルや経験だけでなく、自社の社風に合った人物かどうか、チームワークを大切にできる人物かどうかなど、人物面も重視して採用活動を行っています。

リファレンスチェックは、このような人物像を把握する上で貴重な情報を提供してくれます。

優秀な人材の獲得

候補者の潜在能力や強み、弱みなどを理解し、自社にとって真に活躍できる人材かどうかを見極めます。 優秀な人材は、企業の成長を支える上で欠かせない存在です。

リファレンスチェックを通じて、候補者の能力やポテンシャルを正確に把握することで、将来的な活躍を見据えた採用活動を行うことができます。

応募者が申告していない情報の発見

応募者が申告していない情報、例えば、過去の休職歴や問題行動などを発見することができます。 これらの情報は、採用判断に影響を与える可能性があるため、企業はリファレンスチェックを通じて、事前に把握しておくことが重要です。

信頼関係の構築

リファレンスチェックを通じて得られた情報により、候補者への理解を深め、信頼関係を築くことができます。 信頼関係は、良好な雇用関係を築く上で重要な要素です。リファレンスチェックは、採用活動の初期段階から、候補者との信頼関係を構築する機会となり、入社後のスムーズな onboarding にもつながります。

リファレンスチェックのメリット・デメリット

リファレンスチェックには、以下のようなメリット・デメリットがあります。

メリット

• 候補者に関する客観的な情報を得られる:
  履歴書や面接だけではわからない、候補者の能力や人柄、仕事への取り組み方など、客観的な情報を収集することができます。これにより、候補者への理解を深め、より適切な採用判断を行うことができます。
• 採用ミスマッチのリスクを軽減できる:
  候補者と企業のミスマッチを防ぎ、早期退職やパフォーマンスの低下といったリスクを軽減することができます。企業文化や職務内容との適合性を事前に確認することで、入社後の定着率向上に貢献します。
• 候補者との信頼関係を築ける:
  リファレンスチェックを通じて、候補者と企業の間でコミュニケーションが生まれ、信頼関係を築くことができます。これは、入社後のスムーズな関係構築にもつながります。
• 採用活動の効率化につながる:
  リファレンスチェックによって、候補者の適性や能力を事前に見極めることができるため、選考プロセス全体の効率化につながります。不適切な候補者を早期に選考から外すことで、時間とコストを削減することができます。

デメリット

• 時間とコストがかかる:
  リファレンスチェックには、リファレンス提供者への連絡や質問、回答の分析など、一定の時間とコストが必要です。特に、複数のリファレンス提供者に依頼する場合や、海外の企業に依頼する場合は、さらに時間とコストがかかる可能性があります。
• リファレンス提供者の協力が得られない場合がある:
  リファレンス提供者が多忙であったり、企業のポリシーでリファレンスチェックへの協力を禁止されている場合は、リファレンスチェックを実施できないことがあります。
• リファレンス提供者の主観的な意見が含まれる可能性がある:
  リファレンス提供者の意見には、主観的な評価や個人的な感情が含まれる可能性があります。そのため、リファレンスチェックの結果を鵜呑みにせず、他の選考結果と合わせて総合的に判断することが重要です。
• 法令遵守に注意が必要:
  リファレンスチェックの実施にあたっては、個人情報保護法や職業安定法などの関連法令を遵守する必要があります。法令違反のリスクを避けるため、事前に法的な知識を習得しておくことが重要です。

候補者側がリファレンスチェックを受けるメリットとは？

企業サイドにメリットが多くみえるリファレンスチェックですが、実は候補者側にもメリットがあります。

• 第三者からの評価により信頼度が向上：自分の能力や実績、人柄について、第三者から客観的な評価を得ることで、企業からの信頼度を高めることができる
• 入社後のミスマッチ防止：リファレンスチェックを通じて、企業は候補者の適性や能力をより深く理解することで、結果的に適切なポジションに配置することができる

転職活動は時間をかければかけるほど面倒になっていくものですが、数日プラスするだけで今後数年を無駄にせずに済む可能性もありますし、早期退職して職歴書を汚す可能性も低くなります。

そのため、候補者から何のためにやるのか？という質問等を頂いても、このように説明する機会があれば納得してくれるかと思います。

逆に拒否された場合、何らかの後ろめたさを持っている可能性があるため、どんなに優秀な方でも採用するか振り返る事もできるでしょう。

リファレンスチェックの一般的なプロセス

リファレンスチェックは、一般的に以下のプロセスで実施されます。

候補者への通知と同意取得

リファレンスチェックの実施について候補者に通知し、個人情報保護法に基づき、目的や内容、リファレンス先などを説明し、同意を得ます。 この際、リファレンスチェックが候補者にとってどのような意味を持つのか、どのようなメリットがあるのかを丁寧に説明することが重要です。

リファレンス提供者の選定

候補者からリファレンス提供者（推薦者）のリストを提出してもらい、その中から適切な人物を選定します。多くの場合、前職の上司が選ばれますが、同僚や部下などが選ばれることもあります。 候補者には、自分をよく理解し、客観的な評価をしてくれる人物を選ぶようにアドバイスします。

リファレンス提供者への連絡

リファレンス提供者へ連絡を取り、リファレンスチェックの依頼を行います。候補者から事前にリファレンス提供者へ連絡を取ってもらう場合もあります。 リファレンス提供者には、候補者からリファレンスチェックの依頼があったことを伝え、協力への感謝を表明します。

リファレンスチェックの実施

電話やメール、オンラインアンケート、面談など、様々な方法でリファレンスチェックを実施します。あらかじめ質問内容を準備しておき、効率的に情報収集を行います。 リファレンス提供者の負担にならないよう、所要時間や回答方法などを事前に明確に伝えておきます。

結果の記録と分析

リファレンス提供者から得られた情報を収集し、正確に記録します。 この際、個人情報保護法に則り、情報の取り扱いには十分注意する必要があります。

収集した情報を分析し、候補者の能力や適性、人物像などを評価します。 リファレンスチェックの結果は、あくまでも参考情報の一つであり、他の選考結果と合わせて総合的に判断することが重要です。

採用判断への反映

リファレンスチェックの結果を参考に、総合的に判断し、採用可否を決定します。 リファレンスチェックの結果が、採用決定に直接影響を与えることは稀ですが、候補者の人物像や能力をより深く理解する上で役立ちます。

リファレンスチェックで確認する内容と聞き方の例文

リファレンスチェックでは、候補者の以下の点について確認されることが多いです。

勤務状況

• 在籍期間、役職、担当業務 例：「〇〇さんの在籍期間はいつからいつまででしたか？」
• 勤務態度、欠勤・遅刻・早退の頻度 例：「〇〇さんは、遅刻や欠勤、業務中に居眠りしていたことはありますか？」
• 労働時間や残業への取り組み方 例：「〇〇さんの普段の労働時間や残業への取り組み方について教えてください」

職務能力

• 業務遂行能力、実績 例：「〇〇さんは、具体的にどのような実績をあげましたか？」
• スキル 例：「〇〇さんのスキルが発揮できる環境はどのような環境でしょうか？」
• 問題解決能力、意思決定能力 例：「問題やトラブルが生じたとき、〇〇さんの対応はどうでしたか？」
• リーダーシップ 例：「リーダーシップを感じる人物でしたか？」

人物像

• 性格、コミュニケーション能力 例：「〇〇さんは、どのような人物でしたか？」
• 対人関係、協調性 例：「〇〇さんと周囲のコミュニケーションは良好でしたか？」
• 責任感、誠実さ 例：「周囲とどのようにコミュニケーションをとっていましたか？」
• 倫理観 例：「パワハラやセクハラなど、社内でのトラブルはありましたか？」
• 会社からの評価、表彰経験 例：「仕事ぶりは周りからはどのように評価されていましたか？」

これらの情報は、企業や職種によって、重要視されるポイントが異なります。例えば、営業職であればコミュニケーション能力や顧客対応能力、管理職であればリーダーシップやマネジメント能力などが重視されるでしょう。

リファレンスチェックを実施する際の注意点

リファレンスチェックを実施する際には、以下の点に注意する必要があります。

法令遵守

個人情報保護法、職業安定法、労働契約法などの関連法令を遵守し、候補者のプライバシーに配慮した適切な方法で実施する必要があります。 特に、差別につながる質問やプライバシーを侵害する質問は避け、業務に関連する質問に限定する必要があります。 リファレンスチェックに関する法的規制については、後ほど詳しく解説します。

候補者への事前説明

リファレンスチェックの目的や内容、リファレンス先などを候補者に事前に説明し、同意を得る必要があります。 候補者がリファレンスチェックについて理解し、安心して選考に臨めるよう、丁寧な説明を心がけましょう。

質問内容の検討

質問内容を事前に検討し、整理しておくことが重要です。 候補者の職務経験や能力、人物像などを多角的に評価できるような質問項目を作成し、偏った情報収集にならないように注意します。

情報源の信頼性確保

リファレンス提供者が候補者について正確な情報を提供できる人物であるかを確認する必要があります。 候補者との関係性や、候補者に対する評価などを考慮し、信頼できる情報源を選びましょう。

公平性・客観性の確保

リファレンス提供者からの情報だけでなく、面接や書類選考などの情報も総合的に判断し、公平かつ客観的な評価を行う必要があります。 リファレンスチェックの結果のみで判断を下すのではなく、他の選考結果と照らし合わせ、総合的に評価することが重要です。

社内基準の設定

リファレンスチェックで得られた情報をどのように評価するか、事前に社内基準を明確に設定しておく必要があります。 基準が曖昧だと、評価が担当者によって異なってしまい、公平性を欠く可能性があります。

リファレンス提供者の拒否への対応

リファレンス提供者から回答を拒否される場合もあることを想定しておく必要があります。 その場合は、候補者に別のリファレンス提供者を依頼するか、リファレンスチェック以外の方法で情報収集を行うことを検討します。

情報管理

リファレンスチェックで得られた情報は、適切に管理し、漏洩や不正利用を防ぐ必要があります。 個人情報保護法に則り、情報の保管や廃棄など、厳重な管理体制を構築することが重要です。

リファレンスチェックの成功事例・失敗事例

一例ですが、リファレンスチェックの事例をご紹介します。

潜在能力を見出し活躍

リファレンスチェックで得られた情報により、候補者の潜在能力を見出し、採用に至った結果、その候補者が社内で活躍している。

例えば、ある企業では、営業職の候補者に対してリファレンスチェックを実施した際、前職の上司から「リーダーシップがあり、周囲を巻き込む力がある」という評価を得ました。この情報をもとに、その候補者をリーダー候補として採用した結果、期待通りにチームを牽引し、高い成果を上げているという事例があります。

チームワークを重視する姿勢

リファレンスチェックで、候補者のコミュニケーション能力の高さやチームワークを重視する姿勢が確認できたため、採用を決定した結果、チームにスムーズに溶け込み、活躍している。 例えば、あるIT企業では、開発チームのメンバーを採用する際、リファレンスチェックで候補者の協調性やコミュニケーション能力を確認しました。

その結果、候補者はチームワークを重視し、周囲と協力して仕事を進めることができる人物であると判断し、採用を決定しました。入社後、その候補者はすぐにチームに馴染み、他のメンバーと協力してプロジェクトを成功に導いています。

ネガティブな情報が事実と異なる

リファレンスチェックで得られた情報がネガティブなものであったため、採用を見送ったが、後にその情報が事実と異なっていたことが判明した。

例えば、ある企業では、経理職の候補者に対してリファレンスチェックを実施した際、前職の上司から「几帳面すぎる性格で、融通が利かない」という評価を得ました。

この情報をもとに、採用を見送りましたが、後に、その評価は上司との個人的な意見の相違によるものであり、実際には、その候補者は高い能力と柔軟性を持ち合わせていたことがわかりました。

リファレンスチェックの結果を過度に重視

リファレンスチェックの結果のみを重視し、他の選考結果を軽視したため、ミスマッチが起こり、早期退職につながってしまった。

例えば、ある企業では、管理職候補者に対してリファレンスチェックを実施した際、前職の上司から「リーダーシップがあり、決断力がある」という高い評価を得ました。しかし、面接では、その候補者のコミュニケーション能力に疑問が残る点がありました。

リファレンスチェックの結果を過度に重視し、採用を決定した結果、その候補者は部下とのコミュニケーションがうまくいかず、チームをまとめることができませんでした。

まとめ

リファレンスチェックは企業が応募者のことをより深く理解し、採用のミスマッチを防ぐために有効な手段です。近年、日本企業でも導入が進んでいます。応募者にとっては、自分の働きぶりを客観的に評価してもらう機会にもなります。

ただし、個人情報保護の観点から適切な方法で行われる必要がありますので、実施の際には注意しながら進めていきましょう